辦公家具是由功效、材料、結構、外觀形式四種要素構成,這四種因素既相互接洽又相互制約,促進辦公家具的發展。

結構是辦公家具各組成部分之間的連接。結構對辦公家具使用者的生理和心理影響。零件之間的連接取決于材料和附件的性能特性。基于人機工程學原理的結構設計可以提高人們的工作效率。

外觀形式是辦公家具功能和結構的視覺表現。辦公家具的外觀形式取決于結構，但外觀形式具有很大的自由度。不同的結構可以用于相同的外觀形式。例如，檔案柜等辦公家具的基本結構是一樣的，但外觀形式是多種多樣的。 辦公家具的外觀也可以理解為家具造型的感覺，具有傳遞信息的功能，直接發揮辦公家具的審美功能。在選擇過程中，需要考慮的主要因素如下：

1、 材料加工技術和材料工藝直接影響辦公家具的生產和質量。
對于木材，在加工過程中應考慮水分引起的膨脹、收縮、各向異性和翹曲；對于中密度纖維板和經包層處理的中密度纖維板，應考慮裝飾層的脆性和硬度，以確定適當的進給速度，防止邊部爆裂，提高封邊質量；對于塑料材料，應考慮延展性和熱塑性變形；對于玻璃，應考慮其熱脆性、硬度和表面質量。

2、 物質的質量和外在的質量可以給人不同的心理感受。
木材屬天然材料，質地自然，易加工。是生產辦公家具的一流材料。塑料及其合成材料具有模擬各種天然材料紋理的特點，具有良好的著色性能，但易老化和熱變形。這種方法生產的辦公家具使用壽命和使用范圍有限。

3、 材料和家具材料的經濟性包括材料的價格、加工勞動力的消耗、材料的利用率和材料利用的豐富性。
木材雖然具有天然紋理的特點，但隨著需求的增加，木材的體積不斷減少，資源稀缺。經濟美觀的材料與木質材料相似，將廣泛應用于家具生活中。

4、 不同材料的強度不同。
同一種材料在辦公家具中的位置作用不同，強度要求也不同，因此其尺寸和規格也不同。總之，該材料的強度包括固釘力、劈裂阻力和彈性模量。

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